Outlook/PST ToolsInizio una nuova categoria di post dedicata all'Informatica, che rientra tra le mie passioni, e voglio parlare di Microsoft Outlook e relativi problematiche sui file di posta (pst), problemi che ho riscontrato in prima persona sul campo lavorativo.
Le versioni di Outlook sono cambiate nel tempo con modifiche più o meno importanti nell’interfaccia grafica, il cambio radicale c’è stato passando dalla versione di Outlook 2002 (XP) alla versione di Outlook 2003, perché da questa versione in poi il formato PST (Outlook Personal Folder File) cambia in formato Unicode, mentre tutte le versioni precedenti sono in formato Ansi. Da questa versione è possibile configurare entrambi i formati di posta anche se l’ultimo essendo obsoleto è molto meno performante.
Qual è la differenza??? Semplice, passa da 7bit a 16bit, (fa molto strano che passa da 7 e non da 6 o da 8, ma cosi è), differenza sostanziale è che non ha più il limite di 2GB di dimensioni. Con i vecchi PST oltrepassando questo limite il PST diventa inaccessibile e inutilizzabile.
E chi gestisce “Cartelle Personali” di posta a più di 800 utenti, come me, sa che questa eventualità non è rara. Quanti “smaronamenti” a cercare di recuperare la posta a qualche “pitone” che non si accorge di aver reso il file di posta “oversized”? Tantissimi! Ma sono sempre riuscito nel mio intento, quasi.
E adesso con questo nuovo formato il limite è di 20GB, non oso immaginare che esistano utenti con una posta di queste dimensioni, con mail ordinarie significa avere, tra posta inviata e ricevuta, circa 600.000 mail. È vero che sono riuscito a recuperare files di posta “oversized” da 2GB ma non certo in un quarto d’ora, ci voglio dalle 2 ore in su, il tempo per recuperare un 20GB si decuplica.
Ovviamente si potrebbe risolvere ‘aziendalmente’ portando la posta su un server, ad esempio Exchange, ma aziende con numero di utenti sopra il migliaio la cosa non è proprio fattibile, lo spazio richiesto è enorme.
Nella azienda dove lavoro abbiamo uno storico di posta di 10 anni ed è impensabile mettere tutto sul server, richiederebbe un server con un storage di svariati TeraByte.
Io personalmente opterei per lasciare su Exchange la posta dell’anno in corso e gli anni precedenti in locale su client dell’utente e su relativo bkp, insomma storicizzare..
Per gli utenti domestici Microsoft consiglia di cambiare il proprio PST da Ansi a Unicode ma non offre nessuno strumento al momento, ma ce ne sono diversi di “terze parti”, oppure se il vostro PST non è enorme consiglia di create un nuovo PST in Unicode e in Outlook travasate la posta da un pst all’altro, poi eliminate il pst (ansi) obsoleto.
Uno dei metodi per evitare di rendere il file di posta “pesante”, come detto sopra, è di storicizzare creando più PST. Io ho anche “educato” alcuni utenti sensibili (si, qualcuno c’è) a contattarmi ogni fine anno per storicizzare la posta e creare un nuovo PST per l’anno nuovo e avere la posta ordinata di anno con anno.
A dir il vero, ai tempi, io storicizzavo senza sapere il termine, in pratica dividevo la posta agli utenti in file PST per ogni anno o gruppi di anni, poi Eros un bel giorno mi ha chiesto se storicizzavo e io ho risposto: “Eeehh?” Poi gli ho spiegato che, si, suddividevo la posta per anni e ho capito che voleva dire storicizzare.
SCANPSTMa cosa fare se e quando il PST si “rompe”??? O diventa sovradimensionato? (il termine inglese ‘oversized’ fa più fico però). Se si rompe, ovvero quando Outlook non riesce più a gestirlo occorre usare un tool di Microsoft: SCANPST.exe
Si trova solitamente in:
C:\Programmi\File comuni\System\MSMAPI\1040oppure cercatelo col Trova, anche Microsoft suggerisce di cercarlo col Trova
.
Scanpst fa un’analisi del PST (Outlook deve essere chiuso) e avvisa se ci sono errori, in caso di errori fa la riparazione.
La riparazione dura moltissimo tempo, a seconda delle dimensioni del pst, non serve fare backup poiché ci pensa lo Scanpst, infatti crea 1 file di backup, 1 file di log e il nuovo PST.
Se il nuovo PST funziona si può cancella il file .bak Se il file PST è di circa 2 GB occorre avere almeno 4 GB liberi sull’Hard Disk, 2 per il backup e 2 per il nuovo pst, ovviamente.
Poi il PST essendo un database precisamente come un MDB richiede manutenzione, il file aumenta di dimensioni man mano che aumentano i messaggi, ma quando vengono eliminati i messaggi il PST non si ridimensiona automaticamente e le dimensioni del file non rispecchiano le dimensioni effettive della posta, quindi occorre effettuare una “compressione” ogni tanto.
Prima di eseguire lo scanpst sul file di posta inacessibile è utile praticare la compressione. Il termine Comprimi non è esatto, infatti dalla versione Outlook 2007 i traduttori di Microsoft Italia hanno cambiato termine in Compatta che è più esatto; è una sottigliezza lo so ma utile a comprendere meglio cosa fa questa funzione, che non comprime il PST ma lo depura da elementi “orfani”, esattamente come compattare un MDB, anche questa operazione richiede parecchio tempo se non è mai stata eseguita, soprattutto per PST oversized. Da Outlook 2007 il PST si compatta e si ripara autonomamente, ma consiglio ugualmente di eseguire questa operazione comunque, e regolarmente.
Strumento di troncamento per i file PST e OSTLo scanpst ripara file di posta corrotti o danneggiati ma non sempre ripara file oversized e se nemmeno con la compattazione si riesce a ripristinare il PST oversized come fare per recuperare la posta??
Microsoft mette a disposizione un tool dal nome di
Strumento di troncamento per i file PST e OST con dimensioni eccedenti i limiti (OST è il file di posta fuori rete).
È un software che tronca il file in 2, ovviamente è necessario anche per questa operazione avere almeno 4 GB di spazio libero per PST Ansi, 40GB per PST Unicode.
Microsoft suggerisce di troncare dal file 25/50MB in modo da avere 2 PST di cui uno da 1.9GB e l’altro da 50/100MB. Questi 2 file vanno controllati e riparati con lo SCANPST. Altra operazione lunga e tediosa.
Una volta ottimizzati con Scanpst si possono aprire con Outlook, prima cosa da fare sul PST da 1.9GB è compattarlo, magari se si è fortunati porta il file a dimensioni accettabili, poi chiaramente storicizzare ovvero creare file PST vuoti e travasando i messaggi dai PST creati dal Truncation utility, facendo in modo che questi PST non diventino a loro volta oversized, ecco perchè creare più file PST.
Ovviamente questo tool tronca il file “alla cieca” e c’è il rischio di perdere 1 o più messaggi di posta, ma meglio perderne 1 solo che tutta la posta dell’utente.
Questi tool si trovano tra i link che ho messo nei “reference”.
AVVISOPrima di fare esperimenti con i propri file di posta consiglio sempre di fare delle copie di backup.
Queste operazioni richiedono moltissimo tempo, soprattutto la storicizzazione,, ovvero il travasamento dei messaggi da un pst all'altro. Sarebbe utile avere un pc molto performante.
Le info e consigli sono presi dalla mia esperienza diretta e da Internet, e vengono dati "as is".
Non mi assumo nessuna responsabilità per danni alla vostra posta.
Reference:
Formato file pst:
Convertire un pst da ansi a unicode
Scanpst.exe
PST truncated Utility
Descrizione Unicode - da WebopediaA standard for representing characters as integers. Unlike ASCII, which uses 7 bits for each character, Unicode uses 16 bits, which means that it can represent more than 65,000 unique characters. This is a bit of overkill for English and Western-European languages, but it is necessary for some other languages, such as Greek, Chinese and Japanese. Many analysts believe that as the software industry becomes increasingly global, Unicode will eventually supplant ASCII as the standard character coding format.
Traduzione di Google Translate
Uno standard per rappresentare i caratteri come interi. A differenza di ASCII, che utilizza 7 bit per ogni carattere, Unicode utilizza 16 bit, il che significa che esso può rappresentare più di 65000 caratteri unici. Questo è un po esagerato per l'inglese e le lingue europee occidentali, ma che è necessario per alcune altre lingue, come il greco, cinese e giapponese. Molti analisti ritengono che, come l'industria del software diventa sempre più globale, Unicode soppianterà ASCII come formato di codifica standard di carattere.
